電子郵件10 大準則

儘管近 20 年來人跟人之間的溝通方式與獲取資料的方式有了很大的轉變，唯一沒有改變的是「電子郵件」，現今，我們每天發送約一兆封郵件
，可見電子郵件仍然是企業與客戶相互溝通的最佳媒介，坊間有許多補習班開授打字的訓練課程，卻沒有開授電子郵件平台或社群媒體如何使用課程，這不是太奇怪了嗎？所以我強烈認為我們應該也需要有教導如何使用電子郵件的方法。
電子郵件的使用我算是「老前輩」，對於各種與電子郵件的問題我總是可以處理的得心應手，例如：如何使用電子郵件與人溝通？收到電子郵件時，該如何處理？甚至，如何使用電子郵件推廣業務？因此，為了廣大的電子郵件愛用者，我整理出以下 10 條郵件使用規則。

規則1 - 別小看電子郵件
在這個急速發展的高科技時代，電子郵件仍然扮演著舉足輕重的角色，原因有兩個，第一，行動裝置的普及，讓大家隨時隨地都能開啟信箱檢視郵件，也因為如此，我們的工作時間變得非常彈**，讓我們必須同時處理不同的事，這也是為什麼你每天看到1 億封郵件發送的原因，郵件的確扮演了非常重要的位置。

規則 2 - 避免過多的情緒符號
不管你有多興奮，請盡量不要在郵件中使用過多的驚嘆號或者表情符號，你可以選擇加入適當的表情符號或驚嘆號表達情緒，但是千萬不要因為太過開心而加入十幾個符號。

規則 3 - 避免文法錯誤
別偷懶了，我知道現在Twitter 會自動替用戶加入標點符號，手機也都內建自動校正字的功能，但是在撰寫郵件時，仍須特別注意拼字、表點符號、用字遣詞是否正確合宜。

規則 4 - 即時回覆
當收到來信時，必須盡快回覆給對方，這是使用電子郵件作為溝通工具必須遵守的潛規則，若過太久仍未回覆，會讓對方認為你非常失禮與不專業，就算你無法立即回覆，你也得回覆給對方，告知對方你已經收到這封郵件，稍後會再回覆給他，若你連一封回覆通知都沒有發送給對方，那麼不就如同，有人按你家的門鈴，但你卻遲遲不肯回應，而你的訪客可不就吃了閉門羹？

規則 5 - 別太沉迷
這個問題猶如收到 3 萬封郵件一樣嚴重，在時代雜誌曾經有一篇由 Google 的Eric Schmidt 撰寫的文章，裡面提到電子郵件的九大準則，提到數位成癮者，這會影響收件人閱讀與回覆郵件的效率，內容如下：

“你花了多久時間檢視收件匣？下一封需要回覆的郵件是？你又花了多久開啟與檢視早已閱讀過的郵件？或者，你隨時都在想下一封需要閱讀的郵件，這就如重複閱讀郵件一樣－浪費時間。”

規則 6 - 點選”刪除”
收件匣中的電子郵件猶如衣櫥中的衣服，若你已經有將近一年沒有穿上某件衣服，代表你必須把它丟掉了，不然他只是占空間，換言之，若你已經有很長一段時間沒有在閱讀某寄件人來信，那麼代表你之後也不會再看他發送的內容，何不選擇把此寄件人刪除呢？若你還不想要刪除，何不將這類型的寄件者分類到同一個群組，之後要刪除的時候，既省時又省力。

規則 7 - 選擇”取消訂閱”
若你已經很久沒有閱讀某寄件者發送的信，那麼你可以直接點選取消訂閱。

規則 8 - 一兼二顧
一邊清理收件匣，一邊聽 TED 演講是個不錯的選擇。

規則 9 - 適時標籤與分類
雖然收件匣的容量非常大，可以讓你儲存許多封郵件，但是如Schmidt 的建議：「當你還未完成或沒有時間閱讀某封郵件，可以適時利用標籤功能，將未完成或未閱讀的郵件標示為代辦選項」，這樣才方便你日後追蹤，只要勾選檢視「代辦郵件」，即可清楚看到需要完成的郵件。

規則 10 - 回覆內容言簡意賅
雖然我們在規則4談到，要即時回覆寄件者來信，但這並不代表你要花大量時間回覆，收件人希望看到的不是一篇冗長的論文，郵件內容請盡量簡明扼要，讓收件人能清楚得知此封郵件的重點。

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